Datenschutz bei X-Factura

Verantwortlicher und Ihre Rechte

X-Factura wird von smact betrieben. Wer für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich ist und wie Sie ihn erreichen, steht im Impressum. Die Rechtsgrundlagen, Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch sowie Ihr Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde beschreibt die allgemeine Datenschutzerklärung von smact. Diese Seite ergänzt sie für X-Factura.

Rechnungen erstellen

Für eine Rechnung verarbeitet X-Factura, was Sie in das Formular eingeben: Name bzw. Firma, Anschrift, Kontaktdaten, Steuer- und Registernummern von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, Ansprechpartner, Kundennummer und Käuferreferenz (etwa die Leitweg-ID), Rechnungsnummer, Datums- und Zeitraumangaben, die Positionen mit Mengen und Preisen, Zahlungsbedingungen und die Bankverbindung (IBAN, BIC).

Der Server von X-Factura prüft und berechnet die Rechnung und erzeugt daraus die E-Rechnung im Format XRechnung (XML) und auf Wunsch eine PDF mit eingebetteter XML (ZUGFeRD). Ein Dienst eines Dritten wird dafür nicht eingesetzt. Die Ergebnisseite zeigt danach Rechnungsnummer, die Namen der beiden Parteien und die Beträge; diese Übersicht und die Berechtigung zum Herunterladen liegen in Ihrer Sitzung auf dem Server. Lehnt X-Factura ein Formular ab, bleiben Ihre Eingaben bis zum nächsten Seitenaufruf in der Sitzung, damit das Formular ausgefüllt wieder erscheint.

Ohne Konto

Ohne Anmeldung wird Ihre Rechnung nicht dauerhaft gespeichert. Die erzeugten Dateien (XML und PDF) liegen unter Namen aus der Rechnungsnummer und einer zufälligen, nicht erratbaren Kennung in einem nicht öffentlichen Verzeichnis des Servers und lassen sich nur aus Ihrer Sitzung heraus herunterladen. Jede Datei wird gelöscht, sobald Sie sie heruntergeladen haben; eine nicht heruntergeladene Datei löscht X-Factura automatisch nach 24 Stunden, bei der nächsten stündlichen Bereinigung.

Damit Ihre Eingaben nicht verloren gehen, speichert Ihr Browser den Stand der Rechnung, die Sie gerade schreiben, automatisch auf diesem Gerät (Local Storage, Eintrag xf-draft) – nur dort, X-Factura überträgt ihn nicht. Er wird gelöscht, sobald Sie die Rechnung erstellt haben oder „Neu beginnen“ wählen. Melden Sie sich an, übernimmt X-Factura den Entwurf einmal in Ihr Konto und löscht ihn danach aus dem Browser.

Rechnungen ansehen

Unter „Rechnung ansehen“ lesen Sie eine empfangene E-Rechnung ein (XML oder PDF mit eingebetteter XML). Die hochgeladene Datei dient nur der Übertragung: X-Factura liest sie, zeigt die Rechnung an und entfernt die Datei am Ende der Anfrage vom Server – auch dann, wenn Sie die Rechnung speichern. Nur wenn Sie angemeldet sind und „Als eingehende Rechnung speichern“ wählen, werden die E-Rechnung (XML) unverändert – bei einer PDF die darin eingebettete XML – und die darin enthaltenen Rechnungsdaten in Ihrem Konto gespeichert; die hochgeladene Datei selbst bewahrt X-Factura nicht auf. Gleicht die Rechnung einer schon gespeicherten, hält X-Factura ihre E-Rechnung (XML) bis zu 30 Minuten im Zwischenspeicher des Servers bereit, damit Sie sie mit „Trotzdem importieren“ übernehmen können; danach verfällt sie und wird bei der nächsten stündlichen Bereinigung gelöscht.

Mit Konto

Für ein Konto speichert X-Factura Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die Sprache der Oberfläche und Ihr Passwort – dieses nur als nicht umkehrbaren Hashwert. Bei der Registrierung wird keine E-Mail verschickt.

Angemeldet speichert X-Factura jede Rechnung, die Sie erstellen, in Ihrem Konto: die vollständige E-Rechnung (XML) und die Rechnungsdaten, aus denen sie entstand – Parteien, Positionen, Beträge, Daten, Zahlungsangaben und, falls Sie eines verwenden, das Logo, mit dem sie ausgestellt wurde. Eine PDF wird nicht als Datei aufbewahrt, sondern bei jedem Download aus diesen Daten neu erzeugt; nur zu Rechnungen, die eine frühere Version von X-Factura gespeichert hat, kann die damals erzeugte PDF noch als Datei auf dem Server liegen – sie bleibt bei ihrer Rechnung und wird mit Ihrem Konto gelöscht. Sind noch keine Stammdaten hinterlegt, übernimmt X-Factura Ihre eigenen Angaben aus der ersten Rechnung als Stammdaten. Die Gegenseite einer Rechnung, die Sie erstellen, wird mit der Rechnung als Kontakt gespeichert, wenn Sie „In Kontakten speichern“ nicht abwählen. Eingelesene Rechnungen werden nur gespeichert, wenn Sie es auswählen – mit ihrer E-Rechnung (XML) und ihren Rechnungsdaten, ohne die eingelesene Datei; dann wird auch ihr Rechnungssteller als Kontakt gespeichert. Gibt es den Kontakt schon, ordnet X-Factura die Rechnung ihm zu und ergänzt nur Angaben, die ihm fehlen; eine Rechnung überschreibt keine gespeicherten Angaben eines Kontakts und verändert gespeicherte Stammdaten nicht. Zu jeder Rechnung können Sie festhalten, ob sie bezahlt ist.

Während Sie angemeldet eine Rechnung schreiben, speichert X-Factura den Stand automatisch als Entwurf in Ihrem Konto – mit den Angaben des Formulars, ohne eine Rechnungsnummer zu vergeben. Ein Entwurf wird gelöscht, wenn Sie daraus die Rechnung erstellen oder ihn selbst löschen.

Außerdem kann Ihr Konto enthalten, was Sie dort selbst anlegen: weitere Stammdaten (etwa Website, Bankverbindung, Zahlungsziel, Registerangaben), Kontakte (Kunden und Rechnungssteller), Entwürfe, gespeicherte Leistungen, einen Nummernkreis und Ihr Logo – als Bild in der Datenbank, in jeder hochgeladenen Fassung, die eine Ihrer Rechnungen verwendet.

Ihre Rechnungen bleiben gespeichert, bis Sie sie oder Ihr Konto löschen. Eine gelöschte Rechnung verschwindet aus Ihrem Konto; auf dem Server wird sie dabei nur als gelöscht markiert und bleibt mit ihren Daten gespeichert, damit sie wiederhergestellt werden kann. Endgültig gelöscht wird sie mit Ihrem Konto oder vorher auf Ihre Bitte durch den Betreiber (Kontakt im Impressum); eine automatische Frist dafür gibt es derzeit nicht.

Konto löschen

Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen (Stammdaten, „Konto löschen“). Vorher stellt X-Factura Ihnen ein vollständiges Archiv der gespeicherten Rechnungsunterlagen Ihres Kontos bereit – alle Jahre in einer ZIP-Datei, die beim Download entsteht und nicht gespeichert wird. Löschen lässt sich das Konto erst, wenn dieses Archiv vollständig übertragen wurde, Sie bestätigt haben, dass Sie es gesichert haben, und Sie Ihr Passwort kurz zuvor bestätigt haben; ändern sich Ihre Rechnungsdaten nach dem Download, ist vorher ein neues Archiv nötig. Dass und wann Sie das Archiv erhalten haben, hält X-Factura dafür mit der Zahl der Dokumente und mit Prüfsummen Ihrer Sitzung und des Rechnungsstands fest – ohne Inhalte; ein neues Archiv ersetzt diesen Nachweis, die Kontolöschung entfernt ihn. Mit der Löschung entfernt X-Factura Ihr Konto mit Ihren Zugangsdaten (Name, E-Mail-Adresse, Passwort, Daten der Zwei-Faktor-Authentifizierung, offene Anmeldungen) und alle Daten des Kontos: Stammdaten, Logos, Kontakte, Entwürfe, gespeicherte Leistungen, Ihren Nummernkreis, eine für „Trotzdem importieren“ noch bereitgehaltene E-Rechnung und alle Rechnungen – ausgestellte und empfangene, auch zuvor gelöschte – mit ihren Rechnungsdaten und ihrer E-Rechnung (XML). Danach stehen diese Daten in X-Factura nicht mehr zur Verfügung; für die weitere Aufbewahrung Ihrer Unterlagen sind Sie selbst verantwortlich. Technische Sicherungskopien des Betriebs können Daten noch enthalten, bis sie im regulären Turnus überschrieben werden. Sie sind kein Archiv und stehen für Export oder Wiederherstellung nicht zur Verfügung.

Nutzungsstatistik

X-Factura zählt selbst, welche Funktionen genutzt werden – etwa wie viele Rechnungen welcher Art entstehen –, um den Dienst zu betreiben und zu verbessern. Diese Statistik

• wird ausschließlich auf dem Server von X-Factura geführt; es gibt keine externe Analyseplattform und keinen Analysedienst eines Dritten,
• setzt keine Cookies und legt nichts in Ihrem Browser ab,
• speichert keine IP-Adresse – weder vollständig noch gekürzt noch als Hashwert – und keine Kennung eines Benutzers, einer Rechnung, einer Sitzung oder eines Browsers,
• enthält keine Rechnungsinhalte: keine Namen, Anschriften, Bankverbindungen, Rechnungs- oder Kundennummern und keine Beträge,
• schätzt aus der IP-Adresse im Moment der Anfrage nur Land und Bundesland, mit einer Datenbank auf dem Server von X-Factura und ohne Anfrage bei Dritten (derzeit ist keine solche Datenbank eingerichtet; jede Region wird als „unbekannt“ erfasst),
• bewahrt einzelne Ereignisse höchstens 30 Tage auf und fasst sie danach zu Tagessummen zusammen,
• bildet keine Nutzerprofile; Gruppen mit weniger als 5 Ereignissen werden in Auswertungen nicht einzeln ausgewiesen.

Einzelheiten: Nutzungsstatistik und lokale Speicherung.

Speicherung in Ihrem Browser

X-Factura legt im Speicher Ihres Browsers (Local Storage) nur dies ab: Ihr Farbschema, wenn Sie zwischen hellem und dunklem Design wechseln (Eintrag xf-theme); die Sprache der Oberfläche, wenn Sie sie wechseln (Eintrag xf-locale, nur die Sprache, keine Kennung); nur wenn Sie „Absenderdaten auf diesem Gerät merken“ einschalten, Ihre Absenderangaben einschließlich Bankverbindung (Eintrag xf-sender, ausschalten löscht ihn); und ohne Konto den Entwurf der Rechnung, die Sie gerade schreiben (Eintrag xf-draft, gelöscht mit dem Erstellen der Rechnung oder mit „Neu beginnen“). Diese Einträge verlassen Ihr Gerät nicht.

Cookies

X-Factura setzt nur Cookies, die für den Betrieb nötig sind:

• xfactura_session – Ihre Sitzung, etwa für den Download Ihrer Rechnung und die Anmeldung; sie endet 1 Tag nach der letzten Anfrage,
• XSRF-TOKEN – schützt vor gefälschten Formularanfragen,
• nur wenn Sie „Angemeldet bleiben“ wählen: ein Anmelde-Cookie (remember_web_…), das Sie über die Sitzung hinaus angemeldet hält, höchstens 30 Tage lang oder bis Sie sich abmelden.

Cookies für Statistik, Werbung oder Tracking gibt es nicht.

Protokolle

X-Factura schreibt Warnungen und Fehler in eigene Protokolldateien, etwa wenn eine Rechnung nicht erzeugt oder eine E-Mail nicht versendet werden konnte. Ein Eintrag enthält Zeitpunkt, Art und Stelle des Fehlers und die Version von X-Factura, bei einem unerwarteten Fehler während einer Anmeldung auch die interne Nummer des Kontos – keine Rechnungsinhalte, keine IP-Adressen und keine Passwörter. Wie lange diese Protokolle aufbewahrt werden, richtet sich nach der Konfiguration des Servers.

Unabhängig davon kann der Webserver, auf dem X-Factura läuft, Zugriffe protokollieren (zum Beispiel IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse). Umfang und Aufbewahrung dieser Zugriffsprotokolle legt der Serverbetrieb fest; X-Factura wertet sie nicht aus.

Zum Schutz vor Überlastung und Missbrauch zählt X-Factura Anfragen je IP-Adresse bzw. je angemeldetem Konto, bei der Anmeldung je Konto und Adresse und bei „Passwort vergessen“ zusätzlich je E-Mail-Adresse – jeweils nur als Prüfsumme. Die Zähler laufen spätestens nach einer Stunde ab und werden danach stündlich gelöscht.

E-Mails

X-Factura verschickt E-Mails nur, wenn Sie sie anfordern: den Link zum Zurücksetzen des Passworts („Passwort vergessen“) und, auf Wunsch im Konto, einen Link zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse. Der Link zum Zurücksetzen ist 60 Minuten gültig; gespeichert wird bis dahin nur Ihre E-Mail-Adresse mit einer Prüfsumme des Links, danach werden beide automatisch gelöscht. Versendet werden die E-Mails über den Mailserver, den der Betreiber dafür eingerichtet hat. Newsletter oder Werbe-E-Mails verschickt X-Factura nicht.

Keine Dienste Dritter

X-Factura lädt keine Skripte, Schriften oder Bilder von anderen Servern und bindet keine Werbe-, Tracking- oder Analysedienste ein. Links zu anderen Websites (etwa Impressum und Datenschutzerklärung von smact oder die Hilfe) werden erst aufgerufen, wenn Sie sie anklicken. Der Link zur Hilfe nennt nur das Thema der Seite, auf der Sie sind, und die Sprache – keine Daten von Ihnen oder Ihren Rechnungen.

Stand: November 2026