XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate sind E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 und in Deutschland anerkannt. Sie unterscheiden sich darin, wie die Rechnung beim Empfänger ankommt: als reine Datei für Software oder als PDF, das zusätzlich Menschen lesen können.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und sich automatisch verarbeiten lässt. Eine PDF-Datei allein, ein Scan oder eine Rechnung auf Papier ist keine E-Rechnung – steuerlich ist sie eine „sonstige Rechnung“.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Ausstellen müssen sie E-Rechnungen für Leistungen an andere inländische Unternehmen spätestens ab 2028, bei mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr schon ab 2027. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Kleinunternehmer; Rechnungen an Privatpersonen betrifft die Pflicht nicht.
Stand: September 2026. Rechtsgrundlage ist das Umsatzsteuergesetz; das Bundesfinanzministerium erläutert die Regeln in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung (neuer Tab). Diese Übersicht ersetzt keine steuerliche Beratung.
XRechnung
Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Herausgeber ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats; der Standard legt die EN 16931 für Deutschland aus und ergänzt sie um nationale Regeln.
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei in einer der beiden Syntaxen UBL oder CII. Menschen brauchen ein Anzeigeprogramm, um sie zu lesen; Software verarbeitet sie ohne Abtippen. Öffentliche Auftraggeber nennen in der Regel eine Leitweg-ID, die als Käuferreferenz in der Rechnung steht, und nehmen Rechnungen oft über ein eigenes Portal entgegen.
X-Factura erstellt XRechnungen der Version 3.0 in der Syntax CII.
ZUGFeRD und Factur-X
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei im Archivformat PDF/A-3, in der dieselben Rechnungsdaten zusätzlich als XML eingebettet sind. Menschen öffnen die Rechnung wie jedes PDF, Buchhaltungssoftware liest die Daten aus dem XML-Teil; weichen beide voneinander ab, gilt der XML-Teil. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD); das französische Factur-X ist technisch identisch.
ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlich vielen Angaben. Als E-Rechnung gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL, die nicht alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten.
X-Factura bettet die E-Rechnung im Profil XRECHNUNG ein, wenn Sie eine Käuferreferenz angeben, sonst im Profil EN 16931, und legt die XML zusätzlich als eigene Datei bei.
Der Unterschied auf einen Blick
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X |
|---|---|---|
| Datei | XML | PDF/A-3 mit eingebetteter XML |
| Für Menschen lesbar | mit einem Anzeigeprogramm | ja, wie jedes PDF |
| Für Software lesbar | ja | ja, aus dem XML-Teil |
| Syntax | UBL oder CII | CII |
| Käuferreferenz (Leitweg-ID) | Pflicht | freiwillig, im Profil XRECHNUNG Pflicht |
| Typischer Empfänger | öffentliche Auftraggeber | Unternehmen |
| Herausgeber | KoSIT | FeRD, für Factur-X das französische FNFE-MPE |
Welches Format passt?
- Rechnung an eine Behörde: in der Regel die XRechnung, mit der Leitweg-ID, die der Auftraggeber nennt – oft über dessen Rechnungsportal.
- Rechnung an ein Unternehmen: ZUGFeRD ist praktisch, weil jeder Empfänger das PDF lesen kann und Software trotzdem die Daten erhält. Eine XRechnung ist auch hier eine gültige E-Rechnung.
- Im Zweifel fragen Sie den Empfänger, welches Format er verarbeitet.
Mit X-Factura erstellen und ansehen
X-Factura erstellt beide Formate kostenlos im Browser, ohne Registrierung. Empfangene E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zeigt es lesbar an.